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Suivi des dépenses de flotte
Entrez chaque dépense avec sa date, son véhicule et sa catégorie, et l’outil fait le total par catégorie et par véhicule. Ajoutez l’odomètre de début et de fin de la période pour voir ce que chaque véhicule coûte par kilomètre ou par mille.
| Date | Véhicule | Catégorie | Montant | Note | Retirer |
|---|---|---|---|---|---|
Total des dépenses
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Pourquoi suivre les dépenses par véhicule
Le total de la flotte vous dit combien vous avez dépensé, mais seul le total par véhicule vous dit quel véhicule vous coûte de l’argent. En divisant les coûts de chaque véhicule par la distance parcourue, vous obtenez un coût par kilomètre ou par mille comparable d’un véhicule à l’autre. Un vieux camion aux réparations de plus en plus chères ressort alors avant de gruger la marge de chaque contrat. Les mêmes chiffres aident à décider quand remplacer un véhicule et combien facturer le travail qu’il fait.
Obtenez la distance et le carburant sans paperasse
Les coûts ne sont que la moitié du calcul. Le suivi de flotte GPS de High Point GPS enregistre la distance parcourue par chaque véhicule, ses trajets, ainsi que des rapports de carburant et de ralenti tirés des données du moteur : le diviseur est mesuré plutôt que recopié à la main. FleetZap, notre propre logiciel d’entretien, suit les bons de travail, les pièces et l’entretien préventif, ce qui réunit les coûts d’entretien et de réparation de chaque véhicule.
Obtenir une soumissionConseils pour des chiffres utiles
Utilisez une seule période pour tout : un mois ou un trimestre de dépenses, comparé à la distance parcourue pendant ce même mois ou trimestre.
Écrivez le nom du véhicule toujours de la même façon, par exemple son numéro d’unité, pour que ses coûts s’additionnent sur une seule ligne.
Répartissez les grosses factures annuelles, comme l’assurance et l’immatriculation, sur les mois couverts, sinon un seul mois paraîtra bien pire qu’il ne l’est.
Exportez le CSV à la fin de chaque période et conservez-le. Comparer un même véhicule dans le temps révèle une tendance plus vite qu’un seul mois.
Questions sur les dépenses de flotte
- Comment calculer le coût par kilomètre d’un véhicule?
- Additionnez tout ce que le véhicule a coûté pendant une période, puis divisez par la distance parcourue pendant cette période. La distance est la lecture finale de l’odomètre moins la lecture de départ. Utilisez la même période pour les deux et incluez toutes les catégories, car oublier l’assurance ou la location fait paraître le véhicule moins cher.
- Quelles dépenses faut-il inclure?
- Incluez le carburant, l’entretien, les réparations, les pneus, l’assurance, l’immatriculation, les péages, le stationnement et les paiements de location ou de prêt. Cela couvre l’essentiel de ce que coûte un véhicule de flotte. Les salaires des conducteurs sont souvent suivis à part, mais ajoutez-les sous Autre pour obtenir un coût complet par kilomètre.
- Puis-je calculer en milles plutôt qu’en kilomètres?
- Oui. Choisissez les milles comme unité et entrez les lectures d’odomètre en milles. Les totaux par catégorie et par véhicule ne changent pas, seul le coût par unité change. Gardez chaque véhicule dans une seule unité pour toute la période, car mélanger kilomètres et milles dans un même calcul donne un chiffre qui ne veut rien dire.
- Quelle devise l’outil utilise-t-il?
- Aucune en particulier. L’outil additionne les nombres que vous entrez et n’affiche aucun symbole de devise, il fonctionne donc aussi bien en dollars canadiens qu’en dollars américains. Entrez toutes les dépenses dans une seule devise. Si certaines factures arrivent dans une autre devise, convertissez-les d’abord au taux qu’utilise votre comptable.
- Où sont conservées mes données de dépenses?
- Seulement dans ce navigateur, sur cet appareil. Rien de ce que vous entrez n’est envoyé à High Point GPS ni à personne d’autre. Vider les données du navigateur efface les lignes : téléchargez donc le CSV à la fin de chaque période. Le fichier s’ouvre dans Excel, Google Sheets ou la plupart des logiciels comptables.