Suivi GPS de parc pour Parcs de représentants et de techniciens

La réclamation mensuelle de kilométrage est le formulaire le plus détesté d'une équipe de vente et le moins fiable aux yeux des finances. Avec un appareil de suivi GPS dans chaque voiture, chaque trajet est consigné au moment où il se produit : l'adresse de départ, l'adresse d'arrivée, la distance et l'heure. Le représentant ouvre l'application chauffeur et glisse un trajet comme professionnel ou personnel, ou la plateforme le classe selon l'horaire et les géozones et le représentant ne corrige que les exceptions. À la fin du mois, le total du kilométrage professionnel est un rapport, pas une reconstitution, et le total de l'usage personnel figure sur la même page. C'est le relevé dont un employeur a besoin pour calculer l'avantage imposable d'une voiture de fonction, et celui dont un chauffeur a besoin quand une réclamation de dépenses est contestée.

Le carburant va dans le même dossier. High Point GPS relie les cartes de carburant de l'entreprise à la plateforme High Point GPS pour que chaque transaction soit rattachée au véhicule, au chauffeur connecté à ce moment et à la lecture de l'odomètre. Un plein un samedi à deux cents kilomètres de tout client ressort de lui-même. Un plein qui dépasse la capacité du réservoir ressort aussi. Les finances cessent de vérifier par échantillonnage et commencent à vérifier par exception.

Une géozone autour de chaque site client transforme le journal des trajets en un outil utile au directeur des ventes. Chaque arrivée dans la zone est une visite, avec l'heure d'entrée et l'heure de sortie, et la visite appartient au représentant connecté dans cette voiture. Le rapport hebdomadaire montre les visites par compte et le temps sur place, le chiffre que la réunion des ventes a toujours voulu sans jamais l'avoir. Pour les techniciens de service, le même dossier montre combien de temps ont pris les trois derniers appels sur un site, point de départ d'une discussion sur un plan de service différent.

Les dossiers de visite n'ont pas à rester dans la plateforme High Point GPS. L'API ouverte permet à High Point GPS de pousser chaque arrivée en géozone dans le CRM comme activité sur le compte, ou de créer un petit module complémentaire qui affiche la liste des contacts du CRM sur la carte. Un représentant parti d'un site à 14 h 10 voit la visite déjà consignée quand il ouvre le compte dans le CRM. Un directeur qui passe un territoire en revue voit quels comptes n'ont pas reçu de visite depuis soixante jours sans rien demander à personne.

Une voiture de fonction rentre à la maison le soir, et les déplacements du chauffeur en soirée et la fin de semaine ne regardent pas l'employeur. Le programme de repérage doit le dire et le prouver. High Point GPS configure un mode d'usage personnel : quand le chauffeur marque un trajet comme personnel, ou quand le trajet tombe hors des heures de travail prévues à la politique, la plateforme compte la distance dans le total de kilométrage mais ne rapporte ni la position ni la vitesse. Le chauffeur voit la même règle sur son propre écran. C'est ce qui fait que le programme est accepté plutôt que subi, et c'est ce dont un service des ressources humaines a besoin pour répondre à une question de confidentialité d'un employé ou d'un syndicat.

La politique écrite compte autant que le paramètre. High Point GPS fournit un modèle qui précise ce qui est enregistré, qui peut le voir, pendant combien de temps les données sont conservées et ce que signifie l'usage personnel, adapté à la province ou à l'État où le parc circule. La politique, la reconnaissance signée par le chauffeur et la configuration de la plateforme sont alors cohérentes, la position dans laquelle un employeur veut se trouver le jour où la question est posée.

Un gestionnaire de comptes qui roule huit cents kilomètres par semaine est un chauffeur professionnel, que son titre le dise ou non, et son employeur a un devoir de diligence envers lui sur la route. La notation des chauffeurs dans la plateforme High Point GPS enregistre les excès de vitesse par rapport à la limite affichée, les freinages brusques, les virages serrés et le port de la ceinture, et produit une note mensuelle par chauffeur. Un directeur passe les notes en revue, tient une courte conversation avec les deux ou trois chauffeurs qui en ont besoin et en garde la trace. Si un représentant est blessé plus tard dans une collision lors d'un déplacement professionnel, l'employeur peut démontrer qu'il surveillait la conduite et a agi sur ce qu'il voyait. Une caméra de bord IA ajoute la vidéo de la collision elle-même pour les chauffeurs ou les routes où l'exposition le justifie.

Les rapports d'utilisation répondent à l'autre question des finances : avons-nous besoin d'autant de voitures ? Le rapport montre les jours de conduite par véhicule et par mois, la distance moyenne des trajets et les véhicules restés immobiles une semaine ou plus. Un parc partagé de cinquante voitures fonctionne souvent très bien avec quarante-deux. La décision de fin de bail pour chaque voiture devient un chiffre, et le système de réservation du parc restant repose sur les mêmes données d'identification des chauffeurs et de géozones.