Intégration des cartes de carburant au suivi GPS de flotte : comment ça fonctionne

L'intégration des cartes de carburant au suivi GPS compare chaque achat à la position du véhicule, à son réservoir et au conducteur assigné. Sans elle, une transaction ne donne qu'un montant, un lieu et un numéro de carte. Elle ne dit pas si l'achat correspond au véhicule visé, si le volume pompé est plausible pour la taille de son réservoir, ni si la transaction a eu lieu près de l'endroit où se trouvait le véhicule à ce moment-là. Une flotte qui examine ses relevés de cartes de carburant isolément fait confiance aux chiffres sans les vérifier.

L'intégration des cartes de carburant aux données GPS comble précisément cette lacune. Chaque transaction est vérifiée par rapport à la position réelle du véhicule, à son odomètre et au conducteur qui lui était affecté au moment de l'achat.

Quand un achat de carburant est enregistré, le système compare la position GPS du véhicule à l'heure de la transaction avec la station inscrite sur le reçu. Si la carte a servi à une station dont le véhicule était loin selon le GPS, le système le signale dès que la transaction arrive dans la plateforme, au lieu de laisser l'écart ressortir des semaines plus tard lors d'une vérification manuelle. Il compare aussi le volume pompé à la capacité connue du réservoir : un achat supérieur à ce que le réservoir peut contenir est repéré avant de devenir une ligne bizarre dans le relevé mensuel.

La rapidité dépend de la façon dont le fournisseur de cartes transmet les transactions. Si elles arrivent presque en temps réel, une transaction loin de la position du véhicule, ou un volume incompatible avec son réservoir, peut déclencher une alerte au gestionnaire de flotte peu après le paiement. Si le fournisseur envoie un fichier quotidien ou hebdomadaire, le signalement arrive avec ce fichier. Dans les deux cas, vous le voyez bien avant la fin du cycle de facturation, quand il est souvent trop tard pour enquêter.

Le cas le plus direct, c'est l'usage abusif de la carte : un conducteur qui fait le plein de son véhicule personnel avec la carte de l'entreprise, ou une carte utilisée à un endroit où le véhicule affecté n'est jamais allé. Les vérifications de position et de capacité du réservoir repèrent les deux, sans qu'un gestionnaire ait à comparer à la main chaque transaction avec un journal de trajets.

L'intégration aide aussi pour les déclarations IFTA. Les données de position des achats de carburant et des véhicules, déjà comparées pour détecter la fraude, sont celles qui servent à calculer correctement la taxe sur le carburant par territoire. Une flotte qui utilise l'intégration contre la fraude obtient donc des chiffres IFTA plus propres en prime, sans en faire un projet distinct.

High Point GPS est partenaire de Geotab et sa plateforme repose sur MyGeotab : les cartes de carburant qu'elle peut lire sont donc celles que Geotab documente. MyGeotab importe automatiquement les transactions de WEX, EFS, Comdata et Fuelman, US Bank Voyager et FleetCard/CardLink grâce à son module d'importation des fournisseurs de transactions. Corpay (anciennement Fleetcor) et Shell Card offrent chacun leur propre intégration dans le Geotab Marketplace, toutes deux offertes au Canada et aux États-Unis. Pour les cartes canadiennes hors de ces programmes, BlueArrow Fuel, une autre solution du Marketplace, nomme Petro-Canada, UFA, Co-op et BVD, ainsi que les cartes WEX vendues sous d'autres marques, comme Esso.

Vérifiez comment votre carte est émise avant de compter sur un flux automatique. Le guide de configuration de Geotab précise qu'il ne prend pas en charge les comptes de la plateforme T-Chek, ce qui peut inclure certaines cartes WEX Canada et des cartes canadiennes comarquées avec WEX, et que les données de WEX et d'EFS peuvent prendre quelques jours à s'afficher après la configuration. L'étape que les flottes oublient le plus souvent : inscrire le NIV de chaque carte auprès du fournisseur. Geotab la désigne comme la cause la plus fréquente des transactions non appariées. Sans flux, le module Fuel Transaction Import charge le fichier exporté par le fournisseur.

Une fois les transactions reçues, les contrôles intégrés de MyGeotab signalent un achat fait à plus d'environ 1 km de la position enregistrée du véhicule et un achat supérieur à 110 % de la capacité de réservoir inscrite pour ce véhicule. High Point GPS configure le flux ou l'importation, et l'appariement des cartes aux véhicules, au moment de l'installation.

L'intégration fonctionne dès que l'appariement est bon, et l'appariement se fait en un après-midi. Vous liez chaque carte de carburant à un véhicule dans la plateforme High Point GPS, ou à un conducteur si les cartes suivent les personnes plutôt que les camions. Vous saisissez la capacité du réservoir de chaque véhicule, ou la plateforme la lit dans son profil. Puis vous fixez la tolérance de la vérification de position, généralement quelques centaines de mètres pour tenir compte des grands relais routiers. Le flux de transactions du fournisseur de cartes est branché, ou son export planifié chaque jour ou chaque semaine, et la première exécution signale toutes les transactions qui échouent à une vérification. Attendez-vous à une première liste longue, mais surtout explicable : cartes attribuées au mauvais camion, capacité de réservoir saisie pour le mauvais modèle, station dont l'adresse est loin des pompes. Une fois ces erreurs corrigées, la liste d'exceptions du deuxième mois est la vraie. High Point GPS fait l'appariement initial pour les flottes partout au Canada et aux États-Unis dans le cadre de la configuration des cartes de carburant.