Comment fonctionnent les taux de taxe sur le carburant IFTA d'une juridiction à l'autre

Chaque juridiction membre de l'IFTA, chaque État américain et la plupart des provinces canadiennes, fixe son propre taux de taxe sur le carburant, et ce taux peut différer selon le type de carburant: le diesel, l'essence, le propane et d'autres carburants sont souvent taxés à des taux différents au sein d'une même juridiction. Un parc qui utilise des types de carburant mixtes sur un trajet multi-États compose avec un taux réellement différent pour presque chaque combinaison de juridiction et de type de carburant qu'il touche dans un trimestre.

C'est pourquoi une question comme « quel est le taux IFTA au Texas » ou « quel est le taux IFTA en Ohio » n'a pas vraiment de seule réponse stable qui vaut la peine d'être mémorisée. La réponse honnête est toujours « consultez la matrice trimestrielle en vigueur », parce que le chiffre précis pour une juridiction peut changer et change effectivement, et traiter un taux dont vous vous souvenez d'une déclaration précédente comme toujours en vigueur est exactement la façon dont de petites erreurs évitables se glissent dans une déclaration trimestrielle.

IFTA, Inc. publie une matrice des taux mise à jour chaque trimestre, et les juridictions peuvent modifier leurs taux d'un trimestre à l'autre, et le font. Cela signifie qu'un taux que vous avez utilisé correctement le trimestre dernier n'est pas automatiquement correct pour celui-ci. Produire une déclaration à partir d'une table de taux périmée est l'une des erreurs les plus fréquentes et entièrement évitables que les parcs commettent, surtout lorsque quelqu'un remplit la déclaration à partir d'un modèle de tableur enregistré au lieu de tirer la matrice en vigueur.

La matrice elle-même est organisée par juridiction et par type de carburant, et elle est publiée assez à l'avance de chaque échéance de production pour qu'il n'y ait pas de véritable excuse d'utiliser une version périmée, si ce n'est un processus manuel qui n'a simplement pas été mis à jour. Les parcs qui produisent trimestriellement au moyen d'un tableur que quelqu'un a bâti une fois et continue de réutiliser sont ceux qui risquent le plus de travailler à partir des chiffres du trimestre dernier sans s'en rendre compte.

La matrice des taux n'a d'importance qu'une fois que vous connaissez deux choses pour chaque juridiction: combien de milles vous y avez parcourus, et combien de carburant vous y avez acheté. La déclaration multiplie vos milles propres à la juridiction par un taux moyen de consommation de carburant pour estimer le carburant utilisé dans cette juridiction, applique le taux de taxe de cette juridiction, puis vous crédite pour la taxe déjà payée à la pompe. Parcourez beaucoup de milles dans une juridiction à taxe élevée mais achetez surtout du carburant dans une à faible taxe, et vous y devrez généralement plus. Faites l'inverse, et un crédit vous est souvent dû.

C'est aussi pourquoi la stratégie d'achat de carburant et les résultats IFTA sont liés, que le gestionnaire de parc y pense de cette façon ou non. Les conducteurs qui font systématiquement le plein dans l'État le moins cher à la pompe ne font rien de mal, mais cela signifie que le rapprochement IFTA trimestriel fait plus de travail pour égaliser la différence entre l'endroit où le carburant a été acheté et l'endroit où il a réellement été brûlé.

Au-delà de l'utilisation d'un taux périmé, les autres erreurs fréquentes sont de mélanger les types de carburant dans un même seau (les milles au diesel et à l'essence doivent être suivis et déclarés séparément), d'arrondir le kilométrage et les achats de carburant de façon incohérente entre ce qui est déclaré et ce que les reçus indiquent réellement, et de manquer entièrement une juridiction parce qu'un court trajet de passage n'a pas été consigné. N'importe laquelle de ces erreurs peut déclencher un examen plus approfondi lors d'une vérification même lorsque la taxe totale payée est à peu près exacte.

Une erreur plus subtile est d'appliquer la matrice du mauvais trimestre à un trajet qui chevauche un changement de taux. Si une juridiction met à jour son taux en milieu de trimestre, ce qui arrive, la déclaration doit tout de même refléter le taux qui était en vigueur aux dates réelles de conduite, et non simplement le taux qui se trouve à être en vigueur lorsque la déclaration est produite des semaines plus tard.

Rien de tout cela n'est un calcul compliqué, mais c'est fastidieux et propice aux erreurs de le faire à la main sur des dizaines de véhicules et un trimestre complet de conduite. Une plateforme télématique qui sait déjà exactement quand un véhicule a franchi chaque frontière de juridiction peut appliquer automatiquement la matrice des taux en vigueur au kilométrage réel, ce qui élimine à la fois le problème du taux périmé et celui de la juridiction manquée.

L'avantage pratique se manifeste le plus clairement pour les parcs qui effectuent des trajets transfrontaliers courts et fréquents, exactement le genre qui est le plus facile à sous-déclarer manuellement parce qu'aucun trajet ne semble assez important pour être suivi soigneusement à lui seul. Le suivi automatisé des juridictions n'a pas cet angle mort; il consigne chaque franchissement de frontière, peu importe la longueur du trajet.

Une courte liste de vérification avant la production intercepte la plupart des erreurs couvertes plus haut avant qu'elles ne deviennent une erreur produite: confirmez que vous tirez la matrice des taux du trimestre en vigueur plutôt qu'une copie enregistrée, confirmez que le kilométrage et les achats de carburant sont répartis correctement par type de carburant là où une juridiction les taxe différemment, vérifiez par sondage une poignée de reçus de carburant par rapport à vos achats déclarés pour cette juridiction, et confirmez que chaque juridiction où vos véhicules sont réellement entrés durant le trimestre, y compris les courts trajets de passage, est représentée dans la déclaration.

Aucune de ces vérifications ne prend beaucoup de temps individuellement, mais les sauter est exactement la façon dont un parc finit par produire une déclaration qui est cohérente à l'interne mais fausse, le genre d'erreur qui n'est pas détecté avant qu'une vérification ne compare vos chiffres aux reçus de carburant et aux registres de péage ou de poste de pesée qui montrent un portrait différent.