Rapport IFTA automatisé avec High Point GPS : la taxe sur le carburant sans heures de calcul

Le rapport IFTA automatisé règle la partie la plus pénible de la déclaration : prouver combien de kilomètres chaque camion a parcourus dans chaque territoire. La déclaration demande deux chiffres par territoire, soit la distance parcourue par vos véhicules admissibles et le carburant que vous y avez acheté. Le carburant se trouve sur les reçus et les relevés de cartes de carburant, que vous conservez déjà. La distance pose problème. Avant la télématique, on la reconstituait un trimestre plus tard à partir des feuilles de route, des notes des conducteurs et d'une carte. Les vérificateurs pouvaient contester ce chiffre, parce qu'une reconstitution reste une estimation, même faite avec soin.

Avec le rapport automatisé, un appareil installé sur le véhicule enregistre la position en continu, la plateforme compare ces positions aux frontières des territoires, et la distance dans chacun devient une mesure plutôt qu'un souvenir. Vous devez toujours produire la déclaration, rapprocher le carburant et conserver vos registres. Mais le chiffre qui prenait un après-midi par camion tient maintenant dans un rapport.

L'appareil de suivi GPS enregistre les positions GPS et l'odomètre tout au long de chaque trajet. Le rapport IFTA de la plateforme High Point GPS reprend ces journaux pour une période et un groupe de véhicules, attribue chaque tronçon à l'État ou à la province où il a eu lieu grâce aux données de frontières, puis totalise la distance par territoire et par véhicule. Ce sont les mêmes données de trajet qui servent déjà à la répartition, à l'entretien et au dispositif de consignation électronique (DCE). Il n'y a donc rien de plus à activer ni à entretenir : si votre flotte est suivie, sa distance IFTA est enregistrée.

Deux conditions décident si le résultat tient en vérification. La première est la couverture : chaque véhicule admissible doit avoir un appareil qui fonctionne pendant tout le trimestre, car un trou dans le journal devient un trou dans la distance, et le rapport ne peut pas inventer ce que l'appareil n'a pas vu. La seconde est le bon groupe de véhicules : lancez le rapport sur les seuls véhicules admissibles à l'IFTA (en général les unités motrices de plus de 26 000 livres ou à trois essieux ou plus), pour que la camionnette de la même flotte n'ajoute pas ses kilomètres à la déclaration.

Le rapport vous donne la distance. Il ne fournit ni les achats de carburant, qui viennent de vos cartes ou de vos reçus, ni la déclaration elle-même. Certaines flottes jumellent l'export à une intégration de cartes de carburant pour réunir les deux données dans un même chiffrier. Dans tous les cas, il reste une dernière étape manuelle, le rapprochement de la distance et du carburant par territoire, et elle se fait vite.

C'est le territoire de base qui mène la vérification IFTA, et le vérificateur demande les registres de distance qui appuient la déclaration. Un rapport produit par le système, rattaché aux données GPS et appuyé par les journaux de trajets, n'a rien à voir avec une chemise de feuilles de route reconstituées. Chaque distance se retrace jusqu'aux trajets, et chaque trajet jusqu'aux positions enregistrées. Le vérificateur qui échantillonne des trajets les compare aux mêmes données que celles de la déclaration.

La discussion sur les trous change aussi. Toutes les flottes en ont : un appareil débranché pendant une réparation, un camion immobilisé avec une batterie à plat. Avec la télématique, le trou est visible et délimité, et vous pouvez le documenter. Sans elle, vous êtes incapable de dire quelles semaines du trimestre d'un camion reposent sur des estimations.

Lancez le rapport une fois par trimestre, avant l'échéance de déclaration, à la fin du mois suivant : 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier. Passez en revue les distances par véhicule et cherchez ce qui cloche, comme un territoire où vous ne roulez jamais, un véhicule qui affiche trop peu de kilomètres par rapport à son odomètre ou un passage de frontière dont personne ne vous a parlé. Réglez ces cas avant de déclarer, pas après. Exportez ensuite le rapport, placez-le à côté des achats de carburant par territoire, et produisez la déclaration dans le portail de votre territoire de base.

Conservez enfin l'export avec les registres de carburant pendant au moins quatre ans à compter de la date d'échéance ou de production de la déclaration, selon la plus tardive. Certains territoires, comme le Québec, exigent une durée plus longue. Le rapport vous fait gagner des heures chaque trimestre, et dans quatre ans, il vous permettra encore d'expliquer chaque chiffre.

Voici les vérifications que le bureau fait chaque trimestre sur le rapport de distance IFTA avant de reporter les chiffres dans la déclaration, dans l'ordre qui repère le plus d'erreurs.