Téléchargement gratuit
Registre de distance et de carburant IFTA
Le registre par véhicule qui appuie une déclaration trimestrielle : la distance par territoire liée aux relevés d'odomètre, et les achats de carburant derrière chaque crédit réclamé.
La déclaration est le résumé, ceci est la preuve
Une vérification IFTA ne commence pas par la déclaration. Elle commence par le registre qui la soutient : où chaque trajet a roulé, quelle distance dans chaque territoire, ce qu'indiquait l'odomètre aux deux bouts, et un reçu pour chaque gallon ou litre taxé réclamé en crédit. Les parcs qui échouent à une vérification échouent rarement sur l'arithmétique. Ils échouent parce que la distance ne peut être rattachée à un trajet, ou qu'un reçu n'indique ni le vendeur ni le type de carburant, et un reçu refusé devient de la distance taxée deux fois.
Combien de temps le conserver
Quatre ans à compter de la date où chaque déclaration trimestrielle était due ou a été produite, selon la plus tardive. Cela vaut autant pour les registres de distance que pour ceux de carburant : une feuille remplie aujourd'hui peut être demandée en 2030. Conservez-les de façon à les retrouver par véhicule et par trimestre, pas dans une boîte à gants.
Quatre choses qui décident d'une vérification
Notez l'odomètre au début et à la fin de chaque trajet. Un total de compteur journalier ne peut être recoupé avec rien; deux relevés d'odomètre, oui.
Inscrivez la distance dans le territoire où elle a été parcourue, et non là où allait le chargement. Un trajet de Montréal vers l'Ohio parcourt du Québec, de l'Ontario, du Michigan et de l'Ohio, et chacun est sa propre ligne.
Gardez le reçu, pas seulement le montant. Un reçu de carburant qui n'indique ni le vendeur, ni la date, ni le type de carburant, ni la quantité peut être refusé, et le crédit disparaît avec lui.
Remplissez-le le jour même. Une feuille reconstituée de mémoire en fin de trimestre est celle qui ne survit pas aux questions, et c'est aussi la plus longue à produire.
Ou laissez le repérage le faire
Cette feuille existe parce que le papier doit encore fonctionner quand un appareil ne fonctionne plus. Un relevé GPS de la distance par territoire, trajet par trajet, conservé les quatre années complètes, transforme une vérification en rapport plutôt qu'en fouille, et il ne dépend pas d'un chauffeur qui note un odomètre au bout d'une longue journée.
Questions sur les registres IFTA
- En ai-je besoin si mes camions sont repérés?
- Généralement pas pour la partie distance. Un système qui enregistre la distance par territoire pour chaque trajet et la conserve quatre ans produit le même registre automatiquement. Le papier reste la solution de repli pour un véhicule non repéré, une panne d'appareil ou un camion qui vient d'arriver.
- Qu'est-ce qui rend un reçu de carburant acceptable?
- Il devrait indiquer le vendeur, la date, le type de carburant, la quantité et le prix ou le total, et se rattacher au véhicule. Un reçu auquel il manque un de ces éléments peut être refusé, ce qui supprime le crédit et laisse la distance taxable. Conservez l'original plutôt qu'un sommaire de carte de carburant.
- Combien de temps faut-il conserver les registres?
- Quatre ans à compter de la date où la déclaration trimestrielle était due ou a été produite, selon la plus tardive. Les registres de distance comme ceux de carburant. Votre territoire de base peut en exiger davantage : vérifiez ses instructions plutôt que de présumer que quatre ans est le maximum.
- Le carburant en vrac compte-t-il?
- Il peut compter, mais il s'enregistre autrement : les prélèvements de votre propre réservoir exigent leur registre, avec la date, la quantité, le véhicule et le réservoir d'origine, en plus des achats du réservoir lui-même. Vérifiez les instructions de votre territoire de base avant de réclamer du carburant en vrac comme taxé.
- Puis-je tenir ce registre sous forme électronique?
- Oui, et la plupart des territoires le préfèrent. Ce qui compte est que le registre soit complet, lisible et rattaché à un véhicule et à un trajet, non le support. Un tableur reprenant les colonnes de cette feuille est aussi acceptable que le papier, pourvu qu'il soit conservé toute la période.