Fuel Receipt Capture : photographier les reçus de carburant directement dans la déclaration IFTA

Fuel Receipt Capture s'occupe de la moitié de la déclaration IFTA que le GPS ne peut pas produire : le carburant. Chaque déclaration exige deux chiffres par territoire, la distance parcourue et le carburant acheté. La télématique produit la distance, mais le carburant vient des achats. Dans une flotte sans carte de carburant unique, il vient de reçus papier que les conducteurs remettent à la fin du mois, que quelqu'un au bureau saisit dans un tableur et associe de mémoire aux camions et aux États. Un reçu délavé d'une halte routière de l'Ohio, sans territoire indiqué, est difficile à défendre lors d'une vérification, puisque l'IFTA exige que chaque registre de carburant indique le nom et l'adresse du vendeur.

Le module fonctionne dans l'application conducteur. À la pompe, le conducteur photographie le reçu. Le module en lit la date, la station, les litres ou les gallons, le type de carburant et le montant, puis classe l'achat sous le véhicule auquel le conducteur est connecté et dans le territoire où le GPS situe le camion. Le bureau voit les achats arriver au fur et à mesure et corrige les champs mal lus. À la fin du trimestre, carburant et distance par territoire se retrouvent côte à côte dans la même plateforme. L'image du reçu reste rattachée au registre. L'IFTA exige de conserver ces registres pendant quatre ans; assurez-vous que vos paramètres de conservation et vos exportations couvrent cette période.

Une flotte qui utilise un seul programme de carte de carburant reçoit déjà ses achats par voie électronique. Pour elle, le module couvre les exceptions : un achat payé comptant parce que la carte a été refusée, une station hors réseau, un conducteur qui sort sa carte personnelle une fin de semaine. Les flottes qui ont plusieurs cartes, ou qui remboursent leurs conducteurs, s'en servent pour tout. Dans les deux cas, le but reste le même : chaque litre entre dans la plateforme avec un territoire et un véhicule, avant que quelqu'un doive reconstituer le trimestre.

Un vérificateur IFTA demande les achats de carburant par territoire, avec les reçus, rattachés à un véhicule et à une date, puis la distance de ces véhicules dans les mêmes territoires. La flotte qui peut exporter les deux depuis une seule plateforme, reçus joints, répond en un après-midi. High Point GPS configure Fuel Receipt Capture et les rapports de distance IFTA pour les transporteurs partout au Canada et aux États-Unis.

La lecture automatique couvre les champs imprimés courants, mais ceux qui varient d'une station à l'autre méritent un coup d'œil. Sur un reçu imprimé net, elle relève la date, le montant total et le volume, et le bureau corrige tout champ manqué. Le type de carburant se lit bien quand le reçu l'indique; sinon, le module retient celui du véhicule. Le nom de la station est lu, mais le territoire vient de la position GPS et non du reçu, et c'est voulu. La vérification hebdomadaire du bureau prend quelques minutes : repérer les achats signalés pour un volume illisible, ceux où les litres dépassent la capacité du réservoir et ceux consignés à un véhicule qui se trouvait ailleurs. Les reçus thermiques pâlis et les reçus manuscrits payés comptant demandent une vérification humaine, et l'application garde la photo pour qu'on puisse la relire.