Comment vérifier, corriger et certifier ses fiches journalières dans Geotab Drive

Pour certifier vos fiches journalières dans Geotab Drive, appuyez sur HOS au tableau de bord, ouvrez l'onglet des fiches journalières et vérifiez la journée. Complétez ce qui manque, acceptez ou refusez les modifications proposées par le transporteur, puis certifiez la journée et confirmez votre accord. Les journées non certifiées et les modifications du transporteur apparaissent dans une bannière en haut de l'onglet, ce qui montre tout de suite ce qui attend.

La certification est une obligation. Selon la FAQ du CCATM sur les DCE au Canada, le conducteur et le personnel autorisé du transporteur peuvent apporter des modifications limitées, chacune avec une annotation, et le conducteur doit certifier que toute modification du transporteur est exacte. Aux États-Unis, le 49 CFR 395.30(b) exige que le conducteur vérifie ses fiches, corrige ce qui est faux, ajoute ce qui manque et les certifie en choisissant Agree après une déclaration selon laquelle ses entrées et son relevé d'activité pour la période de 24 heures sont véridiques et exacts.

Ces étapes suivent l'article de soutien de Geotab sur la page des fiches journalières de Geotab Drive et le guide du conducteur en français. Les écrans peuvent changer d'une version à l'autre de l'application : fiez-vous à ce que votre appareil affiche.

Le graphique montre chaque journée sur 24 heures d'état d'activité, avec le temps total de chaque état à droite. Touchez une fiche sous le graphique pour voir ses détails. Geotab code les barres par couleur pour qu'on repère une journée à corriger avant de la certifier.

Le conducteur peut ajouter des fiches manquantes, ajouter des lieux et annoter des entrées, et chaque changement ou ajout doit porter une annotation (49 CFR 395.30(c) aux États-Unis; même principe dans la FAQ du CCATM). Le temps de conduite enregistré par le DCE est une autre affaire : le CCATM précise que le temps enregistré pendant que le véhicule roule ne peut pas être modifié ni changé en temps hors conduite. Dans Geotab Drive, les annotations sont facultatives par défaut, mais l'administrateur peut les rendre obligatoires.

Les modifications du transporteur exigent votre réponse. Aux États-Unis, le 49 CFR 395.30(d) précise que le transporteur ne peut demander de modifications qu'après la soumission des fiches, que le conducteur doit les confirmer ou les refuser et recertifier pour qu'elles prennent effet, et que le transporteur ne peut pas contraindre un conducteur à une fausse certification. Dans MyGeotab, Geotab indique que les fiches HOS ne peuvent être déplacées qu'entre coéquipiers, et que les deux doivent accepter le changement dans Geotab Drive.

Certifiez dès que la dernière entrée de la journée est faite. La règle américaine demande au conducteur de certifier la fiche immédiatement après la dernière entrée requise pour la période de 24 heures, puis de recertifier après toute modification. Geotab Drive aide en vous demandant de certifier vos fiches à la déconnexion, en plus de régler votre état d'activité et de confirmer les exemptions en cours.

Geotab ajoute que les invites automatiques de connexion et de déconnexion portent sur les fiches récentes de la fenêtre de synchronisation normale. Si un administrateur vous demande de revoir une date plus ancienne, connectez-vous à Internet, ouvrez le calendrier des fiches et chargez cette date avant de la revoir ou d'accepter la modification.

Les administrateurs voient les mêmes fiches dans MyGeotab, dans la section des fiches HOS du menu Conformité. Ils peuvent y proposer des modifications, imprimer un jeu de fiches prêt pour la conformité et transférer les fiches aux autorités. Geotab rappelle que toutes les fiches doivent être vérifiées avant d'être remises aux autorités : une raison de plus de certifier chaque jour plutôt que de laisser les journées s'accumuler.

High Point GPS configure Geotab Drive et MyGeotab pour les flottes qu'elle sert, y compris les ensembles de règles et les droits de modification des fiches, et soutient les conducteurs et les administrateurs quand une fiche ne semble pas correcte.