Comment transférer ses fiches DCE lors d'un contrôle routier dans Geotab Drive

Dans Geotab Drive, ouvrez le mode Contrôle routier, réglez un NIP de 4 chiffres ou continuez sans NIP, puis entrez ce que l'agent vous donne : au Canada, une adresse courriel, pour un transfert par courriel; aux États-Unis, un code de transfert, envoyé par courriel ou par services Web. Si le transfert échoue, affichez vos fiches à l'écran et laissez l'agent les lire.

Les deux pays l'exigent. Selon le paragraphe 98(2) du Règlement sur les heures de service des conducteurs de véhicule utilitaire, le conducteur produit l'affichage ou une copie imprimée et, si l'inspecteur le demande, transmet les fiches par la méthode que l'inspecteur indique, parmi celles que prévoit la norme technique et que le dispositif de consignation électronique (DCE) prend en charge. Aux États-Unis, le 49 CFR 395.24(d) oblige le conducteur à produire et à transférer ses heures depuis le DCE à la demande d'un agent autorisé, selon la feuille d'instructions fournie par le transporteur.

Ces étapes viennent du guide de Geotab sur le transfert de données lors des contrôles routiers, la feuille d'instructions qui doit rester dans le véhicule, et du guide du conducteur en français. Geotab précise qu'elle peut modifier l'application sans préavis : si un libellé diffère, fiez-vous à ce que l'application affiche. Les libellés de la version française peuvent varier, alors les étapes décrivent chaque action.

La méthode de transfert est la principale différence. La documentation MyGeotab de Geotab indique que les fiches canadiennes ne se transfèrent que par courriel, et que le transfert par services Web est réservé aux conducteurs aux États-Unis. Aux États-Unis, le code de l'agent s'inscrit dans le fichier de sortie du DCE comme commentaire, ce que le 49 CFR 395.24(c) demande au conducteur d'entrer quand un agent l'exige. Quand un transfert canadien n'a pas la distance du véhicule, les heures-moteur, le NIV ou le numéro d'unité motrice, Geotab indique que l'application avertit le conducteur et lui propose d'annuler ou de continuer.

Affichez les fiches à l'écran depuis le mode Contrôle routier, puis vérifiez votre connexion Internet. Un transfert raté au bord de la route vient souvent d'un profil incomplet. L'article de Geotab énumère ce que l'administrateur doit vérifier dans MyGeotab : le numéro de permis de conduire de chaque conducteur et l'État ou la province qui l'a délivré, le numéro USDOT du transporteur et le NIV du véhicule. Si plusieurs conducteurs ont utilisé le même véhicule pendant la période, chacun doit avoir ces renseignements.

Pour le message qui signale un numéro USDOT manquant (« Missing Driver's USDOT Number » en anglais), Geotab conseille une connexion stable, un numéro USDOT composé uniquement de chiffres, puis une déconnexion et une reconnexion à Geotab Drive avant de réessayer. Le message indiquant que le NIV est requis (« Information : The field CMV VIN is required » en anglais) n'est pas une erreur : selon Geotab, il rappelle à l'agent de vérifier que chaque fiche de conduite a un véhicule et un NIV, et Geotab Drive ne crée pas de fiche de conduite sans véhicule.

Gardez dans la cabine, sur papier ou sur l'appareil, les documents exigés par Geotab : le guide du conducteur de l'application Drive, le guide du conducteur sur le transfert de données lors d'un contrôle routier et le guide sur les événements de diagnostic de données et d'anomalie. Le guide de mise en œuvre de Geotab précise que les trois sont offerts en format électronique dans l'add-in ELD Info, dont traite notre guide « ELD Info : les documents DCE d'inspection routière dans l'application ». Ayez aussi les fiches journalières vierges que la réglementation exige, au cas où l'application ou l'appareil tomberait en panne.

Faites un essai dans la cour. Ouvrez le mode Contrôle routier, réglez un NIP, affichez vos fiches à l'écran, parcourez quelques jours et quittez : la première fois ne sera pas devant un agent.

Oui, pour les vérifications. Dans MyGeotab, l'administrateur ouvre les fiches HOS (menu Conformité, section HOS, page des fiches journalières), clique sur le bouton de transfert, choisit un transfert par conducteurs ou par véhicules pour la période, sélectionne le courriel ou les services Web selon la préférence du vérificateur ou de l'agent, entre le code de l'agent dans le champ de commentaire et envoie. Selon Geotab, on peut transférer n'importe quelle période de 30 jours dans les six derniers mois, et chaque transfert est consigné dans un journal d'audit.

Geotab suggère l'add-in ELD Settings Validator, offert sur le Geotab Marketplace, pour vérifier les paramètres des conducteurs et des véhicules avant un transfert. High Point GPS configure MyGeotab et Geotab Drive pour les flottes qu'elle sert et peut revoir ces paramètres avec votre administrateur.