IFTA en ligne : produire votre première déclaration trimestrielle, étape par étape

Vous produisez votre déclaration IFTA en ligne sur le portail fiscal de votre juridiction de base, une fois par trimestre. Votre juridiction de base est le seul État ou la seule province où votre compte IFTA est enregistré, et c'est uniquement là que vous produisez la déclaration, même si elle couvre toutes les juridictions où vos camions ont roulé. Le portail prend la distance parcourue et le carburant acheté dans chaque juridiction, applique les taux de taxe en vigueur et calcule un solde net unique, à payer ou à créditer. Il y a quatre échéances par année, à la fin du mois qui suit chaque trimestre : le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier.

Tout l'intérêt de l'IFTA tient à ce guichet unique. Au lieu de produire une déclaration auprès de chaque État et de chaque province traversés, vous en produisez une seule auprès de votre juridiction de base, qui règle ensuite les comptes avec les autres en votre nom.

Deux chiffres par juridiction déterminent toute la déclaration : la distance totale parcourue dans la juridiction et le total du carburant taxable qui y a été acheté, en milles et en gallons pour une juridiction de base américaine, en kilomètres et en litres pour une juridiction canadienne. C'est la distance que les flottes ont toujours eu le plus de mal à calculer, parce que reconstituer les milles exacts par État à partir de feuilles de route et de souvenirs est long et propice aux erreurs. Une plateforme télématique qui enregistre chaque passage d'une frontière entre juridictions produit cette information sous forme de rapport. Le volet distance de la déclaration repose alors sur des données mesurées plutôt que sur des estimations.

Le volet carburant vient de vos reçus ou d'une exportation des cartes de carburant, classés par juridiction. Conservez ces deux séries de registres pendant la période de vérification qu'exige votre juridiction (souvent quatre ans) : les déclarations IFTA font l'objet de vérifications, et ce sont justement ces registres de distance et de carburant que le vérificateur demande.

Une fois les données prêtes, la démarche en ligne est simple. Connectez-vous au système de télédéclaration IFTA de votre juridiction de base, ouvrez une déclaration pour le trimestre et saisissez la distance et le carburant (milles et gallons, ou kilomètres et litres au Canada) de chaque juridiction où vous avez circulé. Le portail applique automatiquement le taux du trimestre de chaque juridiction et calcule l'écart entre la taxe due et la taxe déjà payée à la pompe : vous n'avez aucun calcul de taux à faire à la main. Vérifiez le solde, soumettez la déclaration et payez le montant dû avant l'échéance.

Un point surprend souvent les nouveaux déclarants : il faut produire une déclaration chaque trimestre, même si les camions ont à peine roulé. Un trimestre sans déplacement admissible exige quand même une déclaration à zéro, soumise à temps. L'omettre parce qu'il n'y avait « rien à déclarer » est une façon courante de perdre son statut de transporteur en règle. Pour les règles et les taux propres à un État, la plupart des juridictions de base publient un guide de production, et nos guides IFTA par État décrivent le portail et les particularités de chacun.

Une déclaration en retard ou manquante, ou une taxe sous-payée, permet à votre juridiction de base d'imposer une pénalité de 50 $ ou de 10 % de la taxe en souffrance, selon le montant le plus élevé, en vertu des statuts de l'IFTA (Articles of Agreement). Les intérêts s'ajoutent. Les statuts laissent aussi chaque juridiction de base libre d'appliquer d'autres pénalités prévues par ses propres lois : la pénalité IFTA n'est donc pas forcément la seule.

Le taux d'intérêt dépend de l'endroit où votre flotte est basée. Pour une juridiction de base américaine, le taux annuel est de 2 points de pourcentage au-dessus du taux fédéral de sous-paiement prévu à l'article 6621(a)(2) de l'Internal Revenue Code, rajusté chaque 1er janvier. Pour une juridiction de base canadienne, c'est le taux des bons du Trésor fédéraux canadiens à 1 an publié par la Banque du Canada en novembre, plus 2 %, arrondi au point entier supérieur. Dans les deux cas, l'intérêt court chaque mois à 1/12 du taux annuel, séparément pour chaque juridiction, et tout mois entamé compte comme un mois complet.

Un trimestre en retard vous suit aussi l'année suivante. Votre juridiction de base ne renouvelle le permis et les vignettes que si toutes les déclarations sont produites et que la taxe, les pénalités et les intérêts sont payés : un seul trimestre manqué peut bloquer le renouvellement. La juridiction de base peut annuler les pénalités pour un motif raisonnable. Les intérêts ne sont annulés que dans des cas précis, par exemple une déclaration en retard parce que la juridiction de base elle-même a mal renseigné le transporteur.

Dans l'IFTA, le plus difficile reste d'obtenir des milles exacts par juridiction; le formulaire en ligne pose peu de problèmes. Quand ces milles viennent d'un rapport de kilométrage télématique plutôt que de feuilles de route compilées à la main, la production trimestrielle se résume à saisir des chiffres mesurés et à vérifier un total calculé. Vous passez d'un après-midi de reconstitution à une courte séance sur le portail.

La télématique aide aussi lors des vérifications. Un registre de distance produit par le système et lié à des données GPS réelles pèse bien plus lourd devant un vérificateur qu'une pile de feuilles de route reconstituées. C'est pourquoi les flottes qui produisent régulièrement leur déclaration IFTA se fient à leur rapport de kilométrage télématique comme source de référence.

Le dépôt prend quelques minutes quand ces six éléments sont prêts. La plupart des déclarations en retard le sont parce que l'un d'eux ne l'était pas.