Les questions à poser à un fournisseur de suivi de flotte avant de signer

La première question à poser à un fournisseur de suivi de flotte ou fournisseur télématique, avant de signer, porte sur le coût total du terme, pas sur le tarif mensuel par véhicule. Tous les fournisseurs mettent ce tarif de l'avant, et c'est pourtant le chiffre le moins utile pour comparer deux propositions. Multipliez-le par la durée du terme, ajoutez le matériel s'il est facturé à part, ajoutez l'installation si elle est en sus, puis comparez les totaux. Deux soumissions qui ne diffèrent que d'un dollar par véhicule peuvent s'éloigner de plusieurs milliers sur trois ans, une fois le matériel inclus.

Posez ensuite la question que la plupart des acheteurs oublient : que se passe-t-il si nous résilions le contrat avant l'échéance? Certains contrats calculent le solde au prorata. D'autres rendent le terme complet payable, peu importe le moment du départ, en contrepartie d'un matériel et d'une installation inclus plutôt que facturés. Les deux formules se défendent, mais vous devez savoir laquelle vous signez, et le fournisseur devrait vous l'expliquer avant de vous tendre les documents, pas seulement dans les documents.

Cette question prend bien des fournisseurs en défaut auprès des flottes transfrontalières. Aux États-Unis, les fabricants d'ELD autocertifient leurs appareils auprès de la FMCSA. Au Canada, un organisme tiers accrédité doit certifier l'appareil selon la norme technique du CCMTA. Les deux exigences diffèrent, et un appareil légal d'un côté de la frontière ne l'est pas automatiquement de l'autre.

Si certains de vos véhicules traversent la frontière, demandez la certification précise plutôt qu'une simple assurance de conformité. La vraie question est « conforme où? ». Un fournisseur qui y répond avec précision vous donne aussi une bonne idée de la fiabilité de ses autres réponses.

La plupart des ententes télématiques se renouvellent automatiquement à la fin du terme, sauf entente contraire. C'est normal et sans malice, mais cela veut dire que vous devez renégocier avant la fin du terme, pas après, et que le préavis exigé est inscrit à l'entente : ne le présumez pas.

Demandez quel préavis s'applique, si le tarif change au renouvellement et ce qu'il advient du matériel si vous partez. Un fournisseur qui a réfléchi à la fin de la relation compte généralement être encore là quand elle arrivera.

Un logiciel de gestion de flotte cesse d'être un achat isolé dès qu'il doit échanger des données avec les cartes de carburant, le logiciel de répartition, la paie ou le système d'entretien. Demandez s'il existe une API documentée, si le fournisseur facture l'accès et si vous pouvez exporter vos données dans un format utilisable le jour où vous partez.

La réponse montre la vraie portée de la décision. Avec une plateforme fermée, la prochaine décision, dans trois ans, coûtera beaucoup plus cher que la première.

La plupart des véhicules légers et moyens munis d'un port de diagnostic standard reçoivent une installation enfichable : l'appareil se raccorde au port par un faisceau en T, sans couper de fils. Une flotte peut le faire elle-même, mais High Point GPS recommande toujours un installateur professionnel. Mais une flotte se limite rarement à ces véhicules. Les camions lourds, l'équipement plus ancien, les remorques sans alimentation et les machines sans port de diagnostic demandent une autre solution.

Posez donc la question pour ces cas précis, et demandez si ce travail est inclus ou chiffré à part. Un fournisseur qui affirme que toutes les installations sont simples n'a pas vu votre flotte, ou vous cache la partie que vous découvrirez plus tard.

Tous les fournisseurs sont attentifs pendant la vente. Ce qui compte, c'est la relation une fois la flotte en service et le compte devenu ordinaire : qui répond au téléphone, cette personne connaît-elle votre dossier, travaille-t-elle dans un fuseau horaire compatible avec vos heures, et que se passe-t-il quand un appareil tombe en panne?

Si le matériel est inclus dans le tarif plutôt que vendu, une panne devrait relever du soutien technique, et non d'une réclamation de garantie sur un équipement qui vous appartient. Confirmez cette distinction d'avance : c'est elle qui détermine comment se passera une mauvaise journée.

Le fournisseur rédige lui-même ses études de cas. Un appel avec une flotte de taille semblable à la vôtre, qui exploite dans des conditions comparables, échappe à son contrôle. Demandez-en un, et considérez toute hésitation comme une réponse.

Pendant cet appel, posez les questions les moins flatteuses : qu'est-ce qui a brisé, combien de temps le soutien a mis à régler le problème, et le déploiement a-t-il respecté le délai annoncé?

Voici la liste sous forme de feuille à apporter à chaque rencontre avec un fournisseur, avec de l'espace pour noter sa réponse et ce à quoi ressemble une bonne réponse.