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Liste du dossier de qualification du conducteur

Le dossier de qualification du conducteur est le dossier que la FMCSA oblige un transporteur à tenir pour chaque conducteur qu'il emploie, selon la règle 49 CFR 391.51 : la demande d'emploi, les dossiers de conduite, le certificat d'examen sur route, le certificat du médecin examinateur et la révision annuelle. Inscrivez la date de chaque document dans cette liste, puis imprimez-la ou enregistrez-la en PDF pour le dossier du conducteur.

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Liste du dossier de qualification du conducteur

Conducteur

À l'embauche (dates)

Médical (dates)

Chaque année

AnnéeDossier de conduite annuel, 391.25(a)Note de révision annuelle, 391.25(c)(2)Interrogation annuelle du Clearinghouse, 382.701(b)Révisé par

Documents manquants ou à suivre

Révision

Dossier révisé par

Signature

Les interrogations du Clearinghouse visent les conducteurs soumis aux tests de drogues et d'alcool de la partie 382, et leur trace est conservée 3 ans (382.701(e)). Transporteurs canadiens : la norme 15 du Code canadien de sécurité énumère les dossiers de conducteur examinés lors d'une vérification en entreprise, dont un relevé de dossier de conduite délivré dans les 12 derniers mois; vérifiez les règles de votre province. Cette liste n'est pas un avis juridique.

Sources : FMCSA, 49 CFR 391.51 (law.cornell.edu/cfr/text/49/391.51) et 49 CFR 382.701 (law.cornell.edu/cfr/text/49/382.701); CCATM, Code canadien de sécurité, norme 15, Facility Audit, décembre 2003 (ccmta.ca). Vérifiées le 5 novembre 2026.

Ce que contient le dossier, et pendant combien de temps

Selon la règle 49 CFR 391.51(c), le dossier est conservé tant que le conducteur est employé par le transporteur, et pendant trois ans après. Certains documents peuvent être retirés trois ans après la date où ils ont été établis : les dossiers de conduite annuels, la note de révision annuelle, le certificat du médecin examinateur (ou, pour les titulaires d'un CDL, le dossier de conduite CDLIS), toute dérogation médicale, tout certificat d'évaluation des compétences (Skill Performance Evaluation Certificate) ou toute lettre d'exemption médicale, et la note de vérification du registre national. Le dossier peut être joint au dossier du personnel du conducteur.

Les dossiers des conducteurs et les rappels au même endroit

High Point GPS regroupe au même endroit les registres d'heures de service et les rapports sur le comportement de conduite de chaque conducteur. GeoDocs, conçu par High Point GPS et offert sur le Geotab Marketplace, envoie des rappels avant l'expiration des documents d'un conducteur.

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Quatre conseils pour les dossiers de qualification

  1. Ouvrez le dossier avant le premier trajet du conducteur : la demande d'emploi, les dossiers de conduite à l'embauche et le certificat d'examen sur route viennent en premier.

  2. Notez la date d'expiration du certificat médical le jour où vous le classez, pour planifier le renouvellement avant qu'il expire.

  3. Faites la demande annuelle de dossier de conduite et la révision annuelle en même temps, et datez les deux sur la même ligne.

  4. Gardez le dossier trois ans après le départ du conducteur, et consultez l'article 391.51(d) avant d'en retirer un document.

Questions sur le dossier de qualification du conducteur

Quels documents vont dans le dossier de qualification du conducteur?
Selon la règle 49 CFR 391.51(b) : la demande d'emploi, le dossier de conduite de chaque autorité de délivrance des permis à l'embauche, le certificat d'examen sur route ou un équivalent accepté, le dossier de conduite annuel, une note de révision annuelle, le certificat du médecin examinateur, tout certificat d'évaluation des compétences ou document d'exemption médicale, et une note de vérification du médecin examinateur au registre national.
Combien de temps garder le dossier de qualification du conducteur?
Selon la règle 49 CFR 391.51(c), tant que le conducteur est employé par le transporteur, et pendant trois ans après. Certains documents peuvent être retirés trois ans après la date où ils ont été établis, selon la liste de l'article 391.51(d) : les dossiers de conduite annuels, la note de révision annuelle, le certificat du médecin examinateur, toute dérogation médicale et la note de vérification du registre national.
Les interrogations du Clearinghouse font-elles partie du dossier?
C'est une exigence distincte. Pour les conducteurs soumis aux tests de drogues et d'alcool, la règle 49 CFR 382.701 exige une interrogation complète du Clearinghouse de la FMCSA avant l'embauche, avant toute fonction liée à la sécurité, et une interrogation au moins une fois par année. L'employeur conserve 3 ans une trace de chaque interrogation et des renseignements reçus. Cette liste prévoit une ligne pour chaque date.
Ce que je saisis est-il envoyé à High Point GPS?
Non. La liste fonctionne entièrement dans votre navigateur, et rien de ce que vous saisissez ne nous est envoyé. Vos entrées restent dans ce navigateur, sur cet appareil, jusqu'à ce que vous les effaciez. Une fois terminé, imprimez-la pour les signatures ou enregistrez-le en PDF, et effacez le formulaire sur un ordinateur partagé.
Les transporteurs canadiens doivent-ils tenir un dossier de conducteur?
Au Canada, la norme 15 du Code canadien de sécurité décrit la vérification en entreprise utilisée par les administrations. Elle énumère les dossiers de conducteur que les vérificateurs examinent, dont le numéro et la classe du permis, un relevé de dossier de conduite délivré dans les 12 derniers mois, et les infractions et accidents à déclarer des 2 dernières années. Vérifiez les règles de votre province, qui applique le code.

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