Suivi de flotte municipale : guide d'achat pour les villes, les MRC et les travaux publics

Pour le suivi GPS d'une flotte municipale, la première décision du devis consiste à choisir une seule plateforme, avec des groupes et des permissions par service, plutôt qu'un système par service. Une flotte municipale en regroupe en effet plusieurs : les travaux publics avec leurs chasse-neige, balais de rue et camions à benne; les matières résiduelles; les parcs avec tondeuses et camionnettes; l'inspection des bâtiments et la réglementation avec leurs berlines; le transport en commun; parfois la police et les incendies, un service qui ne veut souvent rien savoir du suivi. Chacun a ses besoins et ses sensibilités. Les groupes permettent aux travaux publics de voir leurs camions sans voir les voitures de la réglementation. Les permissions donnent au gestionnaire de flotte une vue complète, aux finances l'accès aux rapports, et à personne d'autre l'accès aux véhicules de police.

Au-delà de la position, les exigences propres au milieu municipal sont les suivantes : des capteurs de lame et d'épandeur pour les opérations hivernales, avec un registre des matériaux épandus par tournée; la surveillance de la prise de force et de l'hydraulique pour les camions à ordures et les camions aspirateurs; l'entretien selon les heures moteur pour l'équipement qui roule peu; des balises Bluetooth pour les accessoires et le petit équipement; un portail public des opérations hivernales; une API vers les systèmes de bons de travail et de gestion des actifs que la municipalité utilise déjà; et l'hébergement des données au Canada là où la politique l'exige. Rédigez des résultats (« le système doit enregistrer le moment où la lame du chasse-neige est abaissée ») plutôt que le nom d'une fonction propre à une marque, pour que l'évaluation soumette tous les fournisseurs au même test.

Exigez de chaque fournisseur une démonstration du rapport d'opérations hivernales et de l'API branchée au système de bons de travail de la municipalité, pas une diapositive qui les décrit.

Demandez à chaque fournisseur comment son contrat formule le contrôle et l'exportation des données, et obtenez la réponse par écrit : la municipalité doit pouvoir exporter ses données dans un format documenté en tout temps et à la fin du contrat. Pour la plateforme qu'installe High Point GPS, la page sur la sécurité de Geotab indique que vos données sont à vous, pour en faire l'usage que vous jugez bon, que Geotab ne vous dicte ni avec qui les partager ni comment les utiliser, et que c'est vous qui déterminez le niveau d'accès à vos données. Les questions de vie privée viennent de deux côtés : le public, dont les demandes d'accès à l'information peuvent viser les données des véhicules, et les employés, dont le syndicat voudra savoir comment les données serviront en matière disciplinaire. La solution qui fonctionne est une politique écrite, négociée avant le déploiement, qui nomme les fins opérationnelles (tournées, entretien, sécurité, vérification du service) et le processus à suivre avant qu'un registre soit versé à un dossier d'employé. Sauter cette étape ouvre la porte aux griefs une fois le système en service.

La plupart des municipalités peuvent acheter la télématique par un contrat d'achat regroupé déjà mis en concurrence en leur nom. Un bon de commande sur une liste de prix établie remplace alors l'appel d'offres complet, ce qui peut éviter une bonne partie des délais d'un appel d'offres complet. Si un appel d'offres est obligatoire, le devis décrit plus haut en constitue le cœur. Une fois le système en place, c'est le portail public de suivi du déneigement que les résidents remarquent : une carte des rues déneigées, avec l'heure du passage. Les appels diminuent en hiver, et le conseil a sa réponse avant même de poser la question. High Point GPS déploie la plateforme High Point GPS pour les municipalités du Canada et des États-Unis, avec portails publics, modules sur mesure et intégrations aux bons de travail conçus pour chacune.

Voici les exigences qui ont leur place dans un appel d'offres municipal ou un achat regroupé, rédigées comme des résultats que l'on peut vérifier chez chaque fournisseur.