Qu'est-ce que GeoDocs? Les documents de flotte dans la plateforme High Point GPS

GeoDocs est le module de gestion documentaire de flotte de la plateforme High Point GPS : il conserve les documents de flotte, chacun rattaché au véhicule ou au conducteur concerné, et qui suit leurs dates d'expiration. Chaque véhicule transporte une série de documents qui expirent : immatriculation, carte d'assurance, copie de la licence IFTA, certificat d'immatriculation IRP, permis, certificats d'inspection. Chaque conducteur a les siens : permis de conduire, certificat médical, dossiers de formation. Ces papiers dorment dans des boîtes à gants, des classeurs et un lecteur partagé dont les dossiers portent les noms choisis par la personne qui les a créés. La flotte apprend qu'un document est expiré pendant une inspection sur route ou une vérification. GeoDocs regroupe tout dans un seul dépôt.

GeoDocs conserve les documents des véhicules (immatriculations, assurances, permis, garanties, manuels, procédures normalisées) et ceux des conducteurs, comme les permis, les certifications et les documents d'intégration. Comme il s'agit d'un module complémentaire, il s'affiche comme une page de la plateforme High Point GPS, sans connexion distincte, et les documents sont rattachés aux mêmes véhicules et conducteurs que le reste de la plateforme. Le gestionnaire qui ouvre la fiche d'un camion voit ses documents à côté de ses trajets et de ses DVIR. Lors d'un contrôle routier, le conducteur ouvre l'immatriculation et la carte d'assurance dans l'application conducteur au lieu de fouiller la cabine.

Au quotidien, ce sont les rappels d'expiration qui servent le plus. Chaque document porte une date, et le module envoie une notification avant l'échéance. Vous renouvelez l'assurance et redemandez les permis selon le calendrier, pas au poste de contrôle routier.

Les vérifications IFTA et IRP, les examens de conformité de la FMCSA aux États-Unis, les vérifications en entreprise prévues par le Code canadien de sécurité au Canada et les inspections des assureurs commencent tous par une demande de documents. Une flotte qui exporte d'un seul écran l'immatriculation en vigueur, le certificat IRP et le certificat d'inspection de chaque unité répond en une heure. Le même dépôt contient les procédures et les dossiers de formation qui servent à évaluer un programme de sécurité. La preuve qu'un conducteur a été formé à la procédure de DVIR se trouve donc à côté des DVIR qu'il a remplis.

Inutile de tout téléverser dès le premier jour. Commencez par les documents qui règlent le plus vite les inspections et les vérifications; le tableau indique aussi l'échéance de chacun.

GeoDocs est un module sur mesure conçu par High Point GPS, qui l'installe dans la base de données de la plateforme High Point GPS de la flotte. On règle ensuite les permissions : chaque conducteur voit ses propres documents, les gestionnaires voient tout. Il reste à téléverser les fichiers existants pour chaque véhicule et chaque conducteur, avec leurs dates d'expiration. Ce téléversement est le seul vrai travail, et sa durée dépend du nombre d'unités et de documents à charger. High Point GPS configure ce genre de module pendant un déploiement et peut en concevoir un sur mesure quand la gestion documentaire d'une flotte demande quelque chose que la bibliothèque d'ajouts n'offre pas.