Suivi de flotte GPS et télématique
Comment transmettre des documents aux conducteurs avec GeoDocs dans MyGeotab
Avec GeoDocs, vous versez un document dans MyGeotab, l'attribuez par groupe, véhicule, conducteur ou rôle, et le conducteur l'ouvre dans Geotab Drive.
Comment transmettre des documents aux conducteurs avec GeoDocs?
Avec GeoDocs, l'administrateur verse un document dans MyGeotab, l'attribue par groupe, véhicule, conducteur ou rôle, et fixe une date de validité s'il expire. Le conducteur ouvre ensuite la dernière version approuvée dans Geotab Drive, en ligne ou hors ligne, et en confirme la lecture, pendant que les accusés de lecture et les tableaux de bord montrent au bureau qui a vu quoi.
GeoDocs est un add-in de gestion documentaire pour MyGeotab et Geotab Drive, conçu par High Point GPS et offert sur le Geotab Marketplace, où High Point GPS figure comme fournisseur. La fiche le décrit comme un endroit central pour créer, attribuer et suivre les documents de la flotte : politiques, procédures normalisées, formations, bulletins de sécurité et listes de vérification. Ce guide s'en tient à ce que dit la fiche du Marketplace; pour une vue d'ensemble, voyez notre guide Qu'est-ce que GeoDocs?
Étape par étape : du versement à la confirmation de lecture
Les étapes ci-dessous suivent le déroulement que décrit la fiche de GeoDocs sur le Marketplace. Comme la fiche ne publie pas les noms des boutons de GeoDocs, les étapes décrivent chaque action; High Point GPS montre les écrans aux administrateurs lors de la mise en place.
| Étape | Quoi faire |
|---|---|
| 1. Installer GeoDocs | GeoDocs s'installe comme Add-In MyGeotab et utilise les utilisateurs, groupes et véhicules de MyGeotab pour le ciblage et l'accès. High Point GPS l'ajoute à votre base de données. |
| 2. Verser le document | Dans MyGeotab, versez le fichier dans le répertoire GeoDocs, ou une nouvelle version d'un document déjà présent, pour que personne ne travaille avec une vieille copie. |
| 3. L'attribuer | Attribuez le document par groupe, véhicule, conducteur ou rôle. Chacun ne voit que ce qui le concerne. |
| 4. Fixer les dates de validité | Pour les documents qui expirent, comme un permis de conduire, une immatriculation ou un certificat de formation, fixez la date de validité. GeoDocs envoie des rappels automatiques avant l'échéance. |
| 5. Le conducteur l'ouvre dans Geotab Drive | Le conducteur trouve les derniers fichiers approuvés dans Geotab Drive, y compris hors ligne, ce qui compte là où le signal cellulaire est faible. |
| 6. Le conducteur en confirme la lecture | Le conducteur lit le document et en confirme la lecture; GeoDocs enregistre les accusés de lecture et les confirmations. |
| 7. Suivre et relancer | Utilisez les tableaux de bord et les rapports de GeoDocs pour voir la diffusion, les consultations et l'état des confirmations, et repérer les écarts par utilisateur ou par groupe. |
Quels documents peut-on gérer dans GeoDocs?
La fiche du Marketplace donne ces exemples, chacun rattaché au véhicule, au conducteur ou au groupe concerné.
| Document | Ce que GeoDocs en fait |
|---|---|
| Permis de conduire | Les conserve, suit leur date d'expiration et envoie des rappels de renouvellement |
| Immatriculations | Les verse et les attribue par véhicule pour que les papiers soient accessibles |
| Certificats d'assurance | Les regroupe pour les conducteurs et les gestionnaires |
| Documents juridiques | Garde les contrats, politiques et lignes directrices de conformité sous contrôle de version |
| Manuels de sécurité et procédures | Donne aux conducteurs les protocoles de sécurité et les procédures à jour |
| Certificats de formation | Suit les confirmations et les dates d'expiration pour que les renouvellements se fassent à temps |
Qui voit quoi, et qui peut publier?
GeoDocs respecte les groupes et les rôles de Geotab. La fiche précise que les administrateurs contrôlent la visibilité des documents et les droits de publication : un conducteur voit les documents qui lui sont attribués, un directeur de succursale voit ceux de sa succursale. Les flottes qui veulent automatiser l'attribution peuvent utiliser les API et les groupes de Geotab, par exemple pour remettre à chaque nouveau conducteur d'un groupe ses documents d'accueil.
La fiche nomme le Canada, les États-Unis, l'Europe et le Royaume-Uni comme régions où GeoDocs est offert.
Comment obtenir GeoDocs?
GeoDocs est offert sur le Geotab Marketplace, fourni par High Point GPS, qui l'installe et en assure le soutien. Si votre flotte utilise déjà MyGeotab et Geotab Drive, High Point GPS peut ajouter GeoDocs à votre base de données et accompagner vos administrateurs dans les premiers versements et attributions. Si votre façon de gérer les documents dépasse ce que fait GeoDocs, High Point GPS conçoit aussi des add-ins sur mesure.
Foire aux questions
Les conducteurs peuvent-ils ouvrir les documents GeoDocs sans signal cellulaire?
Oui. La fiche de GeoDocs sur le Geotab Marketplace indique que les conducteurs peuvent consulter le contenu essentiel dans Geotab Drive même avec une connectivité limitée : un conducteur en zone sans réseau ouvre quand même les documents qui lui sont attribués. Les administrateurs versent et attribuent les fichiers dans MyGeotab, et Geotab Drive montre la dernière version approuvée.
GeoDocs peut-il nous prévenir avant qu'un document expire?
Oui. Vous fixez une date de validité pour les documents qui expirent, comme les permis de conduire, les immatriculations ou les certificats de formation, et GeoDocs envoie des rappels automatiques avant l'échéance. Ses tableaux de bord et rapports montrent aussi les documents et confirmations en attente, par utilisateur ou par groupe, ce qui facilite les relances.
Peut-on envoyer un document à un seul groupe de conducteurs?
Oui. GeoDocs attribue les documents par groupe, véhicule, conducteur ou rôle, à partir des groupes et des utilisateurs déjà configurés dans MyGeotab. Chacun ne voit que les documents qui le concernent, et les administrateurs contrôlent qui peut consulter et qui peut publier. Les flottes peuvent aussi automatiser les attributions avec les API et les groupes de Geotab.
Où obtenir GeoDocs?
GeoDocs figure sur le Geotab Marketplace, fourni par High Point GPS, qui l'a conçu. High Point GPS l'installe dans votre base de données MyGeotab comme Add-In, avec l'accès des conducteurs intégré à Geotab Drive, puis en assure le soutien. Communiquez avec High Point GPS pour l'ajouter à une base de données MyGeotab existante.
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