Gestion de parc pour débutants : le guide de départ du gestionnaire de flotte

En gestion de parc (ou gestion de flotte), vous répondez de cinq choses, quelle que soit la taille de la flotte : des véhicules sécuritaires et en règle, présents là où il faut au bon moment, qui coûtent ce qu'ils devraient coûter, des chauffeurs en sécurité, et des registres qui tiendront le coup lors d'une vérification ou d'une réclamation. Chaque tâche du gestionnaire de parc, qu'il s'agisse de planifier une vidange, de relancer un chauffeur pour sa ronde de sécurité (DVIR), de réviser un rapport de carburant ou d'acheter un camion, relève de l'une de ces cinq responsabilités. Le nouveau gestionnaire qui les garde en tête sait quoi régler en premier quand tout semble urgent.

La gestion de parc suit chaque véhicule du jour où vous l'acquérez au jour où il quitte la flotte. Les étapes sont l'acquisition (choix, achat ou location, et devis du véhicule), la mise en service (aménagement, immatriculation, permis et installation de l'appareil télématique), les années d'exploitation (carburant, entretien, affectation des conducteurs, conformité et réclamations) et la disposition, quand le véhicule est vendu, échangé ou rendu à la fin du bail. La location confie une partie de la disposition au locateur, mais les conditions de retour inscrites au bail, comme les limites de kilométrage et les normes d'usure, restent à votre charge.

Le travail quotidien se passe pendant l'exploitation, mais les décisions prises aux deux bouts en fixent le coût. Un véhicule commandé pour la mauvaise charge utile sera surchargé ou sous-utilisé toute sa vie, et une décision de remplacement prise sans historique d'entretien ni données d'utilisation reste une supposition. Rattachez dès le premier jour le dossier d'achat, l'historique d'entretien et les données télématiques au même numéro d'unité : la décision de garder ou de remplacer devient alors une comparaison de chiffres.

Commencez par savoir où chaque véhicule est immatriculé, où il circule et combien il pèse : ces trois faits décident des règles qui s'appliquent. Au Québec, les propriétaires et exploitants de véhicules lourds s'inscrivent auprès de la Commission des transports du Québec (CTQ). Ailleurs au Canada, les règles reposent sur le Code canadien de sécurité (CCS), un ensemble de 16 normes que les provinces et territoires intègrent à leurs propres lois, et votre numéro CCS vient de la province ou du territoire où le véhicule est immatriculé. L'Ontario ajoute l'IUVU pour les camions de plus de 4 500 kg.

Aux États-Unis, une entreprise qui exploite en commerce inter-États un véhicule de 10 001 livres ou plus (PNBV, PNBC ou poids réel, selon le plus élevé) doit s'inscrire auprès de la FMCSA et obtenir un numéro USDOT, et de nombreux États en exigent un aussi pour le transport intra-État.

Les conducteurs qui doivent tenir une fiche journalière ont besoin d'un dispositif de consignation électronique (DCE) dans les deux pays : au Canada depuis le 12 juin 2021 pour les transporteurs de compétence fédérale, et aux États-Unis depuis le 18 décembre 2017. Dressez une liste d'une page des règles qui visent chaque groupe de véhicules, avec les dates de renouvellement, et revoyez-la chaque fois que vous ajoutez un véhicule plus lourd ou un nouveau trajet qui traverse une frontière.

Si vous pouvez citer ces cinq chiffres pour votre parc, vous partez déjà du bon pied. La télématique les produit tous.

Suivez cet ordre : l'inventaire, la conformité, la télématique, l'entretien, puis la revue hebdomadaire. Chaque étape dépend de la précédente. L'inventaire vous indique quelles règles de conformité s'appliquent, la conformité vous dit ce que l'appareil doit faire, et l'appareil produit les données dont l'entretien et la revue ont besoin. Les flottes qui commencent par acheter un logiciel et remontent ensuite la chaîne passent leur premier trimestre à découvrir ce qu'elles auraient dû noter le premier jour.

La troisième étape rapporte le plus. Un appareil télématique enfichable dans chaque véhicule transforme « je pense que les fourgonnettes tournent beaucoup au ralenti » en un chiffre, « le camion est sûrement dû pour un entretien » en une date, et « le chauffeur dit qu'il était sur place à huit heures » en un registre. Tout ce sur quoi on évalue un gestionnaire de parc devient plus facile une fois que les véhicules rendent compte d'eux-mêmes.

Planifier l'entretien au calendrier, si bien que les véhicules peu utilisés passent trop souvent au garage et les plus sollicités trop tard. Traiter la conformité comme de la paperasse plutôt que comme un système, et l'apprendre en bordure de route. Acheter un système de suivi sans jamais ouvrir les rapports : c'est un échec courant, et l'un des moins coûteux à corriger. Ignorer l'utilisation, et garder ainsi deux véhicules inutiles sans s'en rendre compte. Enfin, gérer les chauffeurs à l'anecdote (celui qui se plaint, celui qui a eu l'accident) plutôt qu'avec la fiche d'évaluation, qui montre qui a vraiment besoin d'encadrement.

Une fois la routine installée, le travail devient plus intéressant : quels véhicules remplacer et à quel moment, s'il vaut la peine d'ajouter des caméras embarquées, comment réduire encore la facture de carburant, comment faire valoir vos données de conformité au renouvellement de l'assurance. Les guides liés à celui-ci traitent chacun de ces sujets en détail. Le point de départ reste le même pour tous : un parc qui rend compte de lui-même, et un gestionnaire qui lit les rapports.

Voici un calendrier qu'un nouveau gestionnaire de parc peut suivre sans autre connaissance préalable. Chaque étape produit ce dont la suivante a besoin.