Logiciel d'entretien de flotte (GMAO) : l'entretien selon les heures moteur et les codes de défaut

Un logiciel d'entretien de flotte, qu'on appelle aussi GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur), planifie l'entretien à partir de ce que le véhicule rapporte, puis crée le bon de travail et suit ce que chaque unité coûte à garder en service. Il tient le dossier de chaque véhicule et de chaque pièce d'équipement : quel travail, quand, par qui, à quelle lecture d'odomètre ou d'heures moteur, et à quel coût en pièces et en main-d'œuvre. À partir de ce dossier, il gère le calendrier. Chaque unité a ses intervalles (l'huile à tant d'heures, les freins à tant de kilomètres, l'inspection annuelle à une date fixe), et le logiciel compare chacun à la lecture actuelle de l'unité pour l'indiquer comme dû, bientôt dû ou en retard. À l'échéance, il crée le bon de travail, l'assigne à l'atelier ou à un fournisseur et le ferme quand le travail est consigné. Les défectuosités relevées par les conducteurs à la ronde de sécurité entrent dans la même file : un DVIR qui signale un rétroviseur fissuré devient un bon de travail, pas un formulaire papier oublié.

Un système d'entretien alimenté à la main travaille avec les lectures que quelqu'un a saisies le mois dernier. Alimenté par la télématique, il utilise l'odomètre et les heures moteur réels du véhicule en date de ce matin, et les codes de défaut que le moteur transmet en ce moment. La différence compte surtout pour l'équipement qui roule peu (un camion à ordures ou une génératrice s'use en heures, pas en kilomètres) et pour le défaut qui aurait attendu la prochaine visite planifiée : un code de température du liquide de refroidissement à neuf heures devient un bon de travail à neuf heures et demie, plutôt qu'un remorquage à quinze heures. Le ralenti, l'usage intensif et les cycles de régénération entrent aussi dans le calcul de l'intervalle. Un camion qui passe la moitié de sa vie au ralenti fait donc changer son huile selon les heures qui comptent.

Un tableur n'a ni lectures, ni rappels, ni bons de travail, et le deuxième mécanicien ne le voit pas. Le système de gestion d'atelier sert au garage à facturer ses clients; les deux se connectent souvent, mais ils ne font pas le même travail. Le logiciel de gestion de parc, lui, couvre aussi le suivi, la répartition, le comportement des conducteurs et la conformité, et l'entretien en est un module. Dans la plateforme High Point GPS, ce module comprend les rappels d'entretien, le signalement des défauts et le DVIR intégrés, que les outils d'entretien de la bibliothèque d'ajouts High Point GPS viennent compléter.

D'abord, moins de pannes sur la route, le genre de réparation qui coûte le plus cher. Ensuite, un entretien fait au bon moment, ni trop tôt à cause d'un calendrier rigide ni trop tard par oubli. Vous obtenez aussi un coût par unité qui indique quels véhicules remplacer, et un dossier d'entretien prêt pour un examen de conformité du DOT aux États-Unis, une vérification en entreprise selon le Code canadien de sécurité au Canada ou l'inspection d'un assureur sans fouiller dans des cartables. High Point GPS configure les règles d'entretien, les alertes de défaut et le DVIR pour les flottes partout au Canada et aux États-Unis, et branche les outils d'entretien de la bibliothèque d'ajouts High Point GPS quand l'atelier a besoin de plus.

Aux États-Unis comme au Québec, une flotte doit tenir un dossier d'entretien pour chaque véhicule commercial, le présenter sur demande et le conserver pendant des durées fixées par règlement. Aux États-Unis, les règles sont celles de la partie 396 du titre 49 du CFR (FMCSA). Au Québec, c'est la SAAQ qui les fixe, et le propriétaire peut remplacer la vérification mécanique périodique obligatoire par son propre programme d'entretien préventif (PEP), une fois celui-ci reconnu par la SAAQ. Les autres provinces appliquent le Code canadien de sécurité par leur propre réglementation; vérifiez auprès de l'organisme de votre province.

Le logiciel d'entretien rend le plus de services là où les règles sont les plus strictes. Un système qui conserve chaque rapport d'inspection, rattache chaque réparation à la défectuosité qui l'a déclenchée et garde les dossiers au-delà des durées exigées remet au vérificateur ou au contrôleur routier le dossier demandé, sans fouiller dans les cartables. Si vous tenez vos dossiers PEP uniquement sur support informatique, assurez-vous que le logiciel enregistre la signature électronique du mécanicien, que la SAAQ définit comme son numéro d'identification personnel accompagné d'un code d'accès que lui seul peut utiliser.

Voici un exemple de calendrier pour une flotte mixte, avec le déclencheur que la télématique fournit pour chaque intervalle. Les intervalles sont illustratifs : le manuel du constructeur et le cycle d'utilisation de votre flotte fixent les vrais.

Commencez par les compteurs. Chaque unité doit avoir sa propre lecture en heures moteur, en kilomètres ou en milles, et chaque entretien doit combiner un intervalle de compteur et un intervalle de calendrier, selon le premier atteint : l'huile à tant d'heures ou une fois par année, pour qu'une chargeuse immobilisée tout l'hiver reçoive quand même son entretien annuel. Le logiciel doit ouvrir le bon de travail de lui-même quand une unité arrive à échéance et prévoir la prochaine échéance selon l'usage réel de l'unité, pour que l'atelier voie dès aujourd'hui le travail de la semaine prochaine.

Vérifiez ensuite comment les lectures entrent dans le système. La saisie par un mécanicien ou un conducteur fonctionne, mais un lien avec la télématique que vous utilisez déjà (heures moteur, odomètre et codes de défaut lus dans le véhicule) garde le calendrier à jour sans que personne y touche. Regardez après le travail quotidien : des inspections sur téléphone où un élément non conforme ouvre une réparation, des bons de travail avec étapes, pièces, main-d'œuvre et photos, un inventaire de pièces avec points de commande, et un coût par unité qui additionne pièces, main-d'œuvre, réparations externes et carburant. C'est ce coût qui vous indique quand remplacer une unité plutôt que la réparer.

Enfin, comparez les dossiers aux règles qui s'appliquent à votre flotte. Le tableau met en regard ce que le 49 CFR 396.3 exige des transporteurs américains, ce que la SAAQ exige des propriétaires québécois pour les fiches d'entretien et dans un programme d'entretien préventif (PEP) reconnu, et la fonction du logiciel qui répond à chaque point.

FleetZap (fleetzap.com) est le logiciel d'entretien que High Point GPS conçoit et exploite, une GMAO pensée pour les flottes d'équipements : des camions routiers à côté des pelles, des remorques à côté des génératrices. L'entretien préventif se planifie par heures, kilomètres, milles ou dates, selon le premier atteint, pour une unité, une catégorie ou une liste choisie, et le bon de travail s'ouvre de lui-même à l'échéance. Les bons de travail réunissent étapes, photos, pièces, minuteries de main-d'œuvre et codes de problème, de cause et de solution, y compris les réparations confiées à un atelier externe avec leur coût. Conducteurs et opérateurs balaient l'étiquette QR de l'unité pour faire sur téléphone leur vérification avant départ ou avant utilisation, et un élément non conforme ouvre une réparation. Pièces, carburant, immatriculations, assurances et inspections à renouveler se trouvent dans le même système, et le coût par unité additionne le tout.

Le GPS est optionnel, unité par unité : FleetZap fonctionne entièrement à la main, avec des compteurs saisis par les mécaniciens ou par les conducteurs pendant leur vérification. Si vous utilisez déjà la télématique, FleetZap se connecte à votre compte Geotab, Samsara, Motive, Azuga, Verizon Connect, Webfleet, Zonar ou autre, lit les heures moteur, l'odomètre, la position et les codes de défaut, et transforme un code de défaut en bon de travail. Les factures se synchronisent avec QuickBooks Online, le logiciel est offert en français et en anglais, et les modules de répartition (Dispatch) et de location (Rentals) ne s'activent que si vous en avez besoin. Pour un PEP ou un dossier 396.3, les inspections de FleetZap prennent des lectures avec limites, des photos et des signatures; comparez la fiche produite à la liste de la SAAQ ci-dessus avant de vous y fier lors d'une vérification.