IFTA au Kentucky : comment produire vos déclarations et rester conforme

Au Kentucky, le permis IFTA et les déclarations IFTA relèvent de la Division of Motor Carriers du Kentucky Transportation Cabinet (KYTC), et non du Department of Revenue. Les transporteurs habitués à voir la taxe sur le carburant gérée par le ministère du Revenu d'un État s'y perdent souvent. Un transporteur établi au Kentucky dont les véhicules admissibles roulent dans d'autres territoires IFTA s'inscrit et produit ses déclarations directement auprès du KYTC.

Une particularité du Kentucky mérite votre attention avant l'inscription : si votre flotte n'est pas établie au Kentucky, vous n'obtenez aucun permis IFTA de cet État : votre permis IFTA vient de votre propre territoire de base. Au Kentucky, ces transporteurs relèvent du KYU, la taxe poids-distance de l'État, si leurs véhicules atteignent son seuil de poids, comme les flottes établies au Kentucky. Le KYU est une déclaration distincte de l'IFTA et ne la remplace pas.

Une flotte établie au Kentucky qui s'inscrit pour la première fois demande son permis IFTA au KYTC, puis vérifie à part si ses véhicules atteignent le seuil de poids du KYU et doivent aussi y être inscrits. L'erreur de départ la plus courante consiste à traiter les deux démarches comme une seule demande. L'approbation de l'une n'entraîne ni l'approbation ni même l'application de l'autre, et le KYTC ne relie pas automatiquement les deux comptes d'un transporteur.

Le Kentucky exige que les déclarations IFTA trimestrielles soient produites en ligne dans Motor Carrier Connect. Chaque année, le KYTC envoie un avis invitant les transporteurs à renouveler leur permis en ligne dans Motor Carrier Connect, et la déclaration trimestrielle passe aussi par ce système. Les échéances suivent le calendrier habituel de l'IFTA : le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier.

Le permis IFTA du Kentucky et ses vignettes ne coûtent rien. Au Kentucky, le principal risque de conformité vient d'ailleurs : des transporteurs croient que l'IFTA couvre tout et oublient que la déclaration KYU des véhicules lourds est une obligation entièrement distincte, suivie de son côté.

Le permis IFTA du Kentucky se renouvelle chaque année. Comme le KYTC gère le permis IFTA et l'inscription KYU par des processus différents, confirmez séparément que les deux sont à jour. Un avis de renouvellement KYU ne couvre pas le volet IFTA, et l'inverse est aussi vrai.

Le KYU vise les véhicules dont le poids autorisé combiné dépasse 59 999 livres. Il exige sa propre inscription et sa propre déclaration trimestrielle, suivies séparément du kilométrage et du carburant déclarés à l'IFTA, même si les deux déclarations reposent sur les mêmes données de trajet. Un transporteur qui produit correctement sa déclaration IFTA sans jamais s'inscrire au KYU reste en défaut au Kentucky si ses véhicules atteignent ce seuil.

Ici, les données GPS et moteur servent deux fois. Le kilométrage par territoire qui alimente la déclaration IFTA est exactement celui dont la déclaration KYU a besoin. Une flotte qui suit déjà son kilométrage avec précision pour l'IFTA ne part donc pas de zéro pour remplir son obligation KYU.

La taxe KYU se paie au mille. Selon l'article 138.660 des lois du Kentucky (KRS), le taux est de 0,0285 $ par mille parcouru sur les routes du Kentucky par un véhicule dont le poids immatriculé combiné dépasse 59 999 livres. Tout transporteur qui y fait rouler un tel véhicule doit être couvert par la KYU, où que se trouve son siège : une licence pour une exploitation régulière, ou un permis temporaire pour un voyage occasionnel. Les véhicules munis de plaques agricoles en sont exemptés.

Les déclarations sont trimestrielles; elles se produisent et se paient en ligne dans KYU E-File, qui exige un compte KYID, par carte de crédit ou par prélèvement bancaire (ACH). La période de déclaration d'un trimestre ouvre le lendemain de sa fin : celle de janvier à mars ouvre le 1er avril. Une licence KYU exige une déclaration chaque trimestre, même sans déplacement : un trimestre sans mille parcouru au Kentucky demande une déclaration à zéro, sinon le transporteur s'expose à une pénalité, à des intérêts et à des frais de révocation de 500 $. Chaque véhicule visé doit aussi figurer à l'inventaire KYU du Motor Carrier Portal, puisqu'un véhicule non inscrit peut recevoir une contravention.

Un transporteur qui ne traverse pas le Kentucky régulièrement peut acheter un permis KYU temporaire, valable pour un seul voyage, pour chaque camion, au lieu de détenir une licence. Une déclaration se modifie dans KYU E-File pour ajouter des milles; pour en retirer, il faut passer par la Division of Motor Carriers.

Un transporteur établi au Kentucky fait sa demande au moyen du formulaire TC 95-1 (Kentucky Trucking Application), envoyé à la Division of Motor Carriers. Le Kentucky est votre territoire de base si vous y avez un établissement d'où sont dirigées vos activités, si vous y gardez le contrôle opérationnel et les registres de vos véhicules admissibles (ou pouvez les y rendre accessibles), si vos véhicules admissibles roulent sur les routes du Kentucky et si vous exercez des activités dans au moins un autre territoire membre de l'IFTA.

Une fois la licence obtenue, vous commandez des vignettes supplémentaires, tenez la licence à jour et modifiez vos déclarations dans Motor Carrier Connect. Pour annuler la licence, mettez à jour toutes les déclarations et tous les paiements IFTA et KYU, assurez-vous que le compte IRP est en règle, puis envoyez la demande d'annulation par courriel à la Division of Motor Carriers, à [email protected].

Les transporteurs du Kentucky suivent la même règle de tenue de registres que tous les territoires IFTA : ils conservent les registres de kilométrage et de carburant de chaque déclaration trimestrielle pendant quatre ans à compter de la date d'échéance ou de la date de production, selon la plus tardive. Cette règle vient de l'IFTA Procedures Manual, et non d'une décision du KYTC, et elle s'ajoute aux registres que la déclaration KYU exige de son côté.

Pour bien des véhicules lourds, le Kentucky impose deux déclarations en parallèle, et une lacune constatée en vérification dans un système se retrouve souvent dans l'autre, puisque les deux reposent sur les mêmes données de trajet et de kilométrage. Avec une seule source de kilométrage par territoire, validée par GPS, votre flotte répond aux questions d'une vérification IFTA comme d'une vérification KYU à partir des mêmes registres, au lieu de tenir deux pistes de vérification papier qui risquent de se contredire.

Voici l'essentiel pour un transporteur établi au Kentucky, avec l'obligation KYU qui s'y ajoute. Confirmez les frais et les procédures auprès de la Division of Motor Carriers avant chaque renouvellement.